¿Qué tipo de local es ideal para cumplir con tus objetivos? ¿Qué criterios hay que tener en cuenta? Te damos 10 claves para que escojas dónde y cómo organizar tu reunión de empresa, cóctail, presentación de producto o workshop.
1) Averigua entre tus trabajadores o posibles clientes qué tipo de espacio necesitan. Eventualmente ellos serán los que decidirán con su actitud y sensaciones si tu evento será un éxito.
2) El evento se realiza no sólo para ser estimado para el día y el sitio donde se organiza, si no por todo lo que implica, tanto antes como después. Para eso necesitas…
3) Personal calificado y empático con tus objetivos para tratar y gestionar el evento acorde a tus objetivos. Nada puede quedar en el aire.
2) Si el lugar es remarcable, tus objetivos serán recordados.
3) Utiliza la tecnología. Sistemas de audio, vídeo, proyectores. Internet. Todo soporte es bienvenido para mostrar tus objetivos. Pero asegúrate previamente que tu hardware sea compatible con el del espacio de eventos para que todo funcione a la perfección.
4) Transforma tu evento en una experiencia. Busca un espacio que esté a la altura de la importancia de tu propósito.
5) Gamifica el evento. No caigas en la rutina. Crea un flujo de comunicación que aporte gratificación. Un espacio polivalente separado en espacios te será de ayuda.
6) Cuida de los detalles. ¿Aperitivo o comida? Aire acondicionado y calefacción. Zonas de descanso. ¿Una terraza para desconectar?
7) Ajusta el presupuesto acorde a tus objetivos globales. La propuesta económica no puede sesgar tus propósitos.
8) Piensa en la logística. El lugar debe ser accesible y tus clientes deben saberlo. Informa sobre las estaciones más cercanas, si hay parking en los alrededores.
9) Ten en cuenta el márketing y publicidad de tu evento. ¿Cómo deseas que sea conocido? ¿El espacio tiene redes sociales que puedan ayudar a dar voz y promocionar tu empresa o propósito? Quizás un fotógrafo también podría ser de ayuda. Compartir recuerdos del momento ayuda a recordar objetivos.
10) Conoce el personal designado para cada tarea que necesites. Ellos deben rebasar las necesidades que tú tengas.